Regulamin Warsaw Short Film Festival 2027

1 Organizator i festiwal

1.1 Festiwal organizuje Warsaw Short Film Festival - ELWI Sp. z o.o., zarejestrowana w Polsce, zwana dalej Organizatorem. Kontakt w sprawach zgłoszeń, reklamacji i praw do filmów: wsff@cuffilms.com.

1.2 Pierwsza edycja odbywa się w Warszawie. Pokazy i gala są planowane na 18 czerwca 2027 r. Termin jest wstępny, a dokładne miejsce zostanie ogłoszone po potwierdzeniu.

1.3 Zgłoszenia są obsługiwane przez https://filmfreeway.com/warsawshortfilmfestival. FilmFreeway jest odrębną platformą, której własne warunki regulują jej usługi i obsługę płatności. Warunki platformy nie rozszerzają praw do filmu udzielonych Organizatorowi na podstawie Regulaminu.

1.4 Zgłoszenie, oficjalna selekcja, nominacja i nagroda stanowią odrębne etapy. Opłata zgłoszeniowa dotyczy rozpatrzenia zgłoszenia spełniającego warunki; nie gwarantuje selekcji, pokazu, nagrody ani dystrybucji.

2 Warunki udziału

2.1 Zgłaszający musi mieć ukończone 18 lat w dniu zgłoszenia oraz być właścicielem praw albo przedstawicielem upoważnionym do zgłoszenia filmu i udzielenia zezwoleń określonych w Regulaminie. Przyjmowane są zgłoszenia międzynarodowe. Dopuszczone są produkcje amatorskie, studenckie i profesjonalne.

2.2 Dopuszczone są wyłącznie filmy ukończone w 2025 lub 2026 r. Rok ukończenia musi być podany zgodnie z prawdą. Ponowne wydanie lub przemontowanie wcześniejszego filmu w tych latach nie zapewnia automatycznie kwalifikacji; Organizator może żądać potwierdzenia dat produkcji i ukończenia.

2.3 Całkowity czas trwania, łącznie z napisami początkowymi i końcowymi, logotypami oraz innymi elementami zawartymi w pliku, nie może przekroczyć 30 minut. Obowiązują również bardziej szczegółowe limity i rodzaj filmu przewidziane dla wybranej kategorii. Nie stosuje się dodatkowej tolerancji czasu.

2.4 Dopuszczone są filmy prezentowane wcześniej na innych festiwalach lub w internecie. Premiera nie jest wymagana. Zgłaszający zapewnia, że wcześniejsze umowy dystrybucyjne pozwalają na wykorzystanie filmu w zakresie określonym w Regulaminie.

2.5 Film musi być ukończony i możliwy do obejrzenia. Nieprawdziwe informacje, brak umocowania, nieuregulowane prawa osób trzecich lub brak możliwości legalnego pokazu mogą skutkować niedopuszczeniem zgłoszenia. Sama tematyka artystyczna nie stanowi podstawy wykluczenia.

2.6 Zgłaszający może zgłosić dowolną liczbę różnych filmów, pod warunkiem że każdy z nich niezależnie spełnia wszystkie warunki zgłoszenia i właściwej kategorii. Każdy film wymaga odrębnego zgłoszenia, materiałów i właściwej opłaty; zgłoszenie do więcej niż jednej kategorii podlega zasadom punktu 3.5.

3 Kategorie konkursowe

3.1 Konkurs obejmuje poniższe 14 kategorii. Przedziały czasu dla 12 kategorii według formy filmu są rozłączne. Filmy trwające dokładnie 1, 8 lub 15 minut należą do przedziału kończącego się na danej wartości.

3.2 Filmy fabularne opowiadają przede wszystkim fikcyjną lub inscenizowaną historię. Filmy dokumentalne odnoszą się przede wszystkim do rzeczywistych osób, wydarzeń lub zagadnień. W filmach animowanych animacja jest głównym środkiem opowiadania. O kwalifikacji filmu hybrydowego decyduje dominująca forma; Zgłaszający powinien opisać przyjęte podejście.

3.3 Kategoria Warszawa przyjmuje filmy fabularne, animowane i dokumentalne do 30 minut. Wystarczy spełnienie dwóch z trzech warunków: istotna część zdjęć lub produkcji odbyła się w Warszawie; reżyser, producent albo inny główny autor kreatywny jest związany miejscem zamieszkania lub działalności z Warszawą; lub Warszawa jest głównym miejscem akcji albo tematem istotnie kształtującym film. Przypadkowe ujęcie lub pobieżne nawiązanie nie wystarcza.

Związek należy krótko wyjaśnić w zgłoszeniu; Organizator może poprosić o uzasadnione informacje potwierdzające.

3.4 Kategoria Kultura słowiańska przyjmuje filmy fabularne, animowane i dokumentalne do 30 minut, które w istotny sposób przedstawiają słowiańskie tradycje, folklor, mitologię, języki, historię, sztukę lub współczesną tożsamość kulturową. Sama narodowość twórcy nie wystarcza; związek kulturowy musi wynikać z filmu.

3.5 Film można zgłosić do właściwej kategorii czasowej i formalnej oraz do jednej lub obu kategorii tematycznych, jeżeli niezależnie spełnia ich kryteria. Każda wybrana kategoria wymaga odrębnego zgłoszenia i opłaty, chyba że opublikowana oferta FilmFreeway stanowi inaczej. Film może zwyciężyć w więcej niż jednej kategorii.

3.6 Błędny wybór kategorii nie zapewnia automatycznie przeniesienia ani zwrotu opłaty. Jeżeli jest to możliwe, Organizator umożliwi poprawę lub zaproponuje właściwą kategorię przed odrzuceniem zgłoszenia. Przeniesienie wymagające dodatkowej płatności nie nastąpi bez zgody Zgłaszającego. Kategoria bez kwalifikujących się zgłoszeń nie wyłania zwycięzcy.

4 Terminy i powiadomienia

4.1 Podstawowy termin zgłoszeń upływa 28 lutego 2027 r. Organizator może uruchomić przedłużony nabór kończący się najpóźniej 31 marca 2027 r. Przedłużenie jest fakultatywne i obowiązuje wyłącznie po ogłoszeniu w profilu Festiwalu.

4.2 Wybrani twórcy zostaną powiadomieni do 10 maja 2027 r. za pośrednictwem FilmFreeway lub na adres e-mail podany w zgłoszeniu. Zgłaszający odpowiada za aktualność adresu i sprawdzanie wiadomości, również folderu spam.

4.3 Skład jury zostanie ogłoszony na stronie internetowej Festiwalu lub w jego oficjalnych mediach społecznościowych najpóźniej na miesiąc kalendarzowy przed potwierdzonym wydarzeniem. Jeżeli wydarzenie odbędzie się 18 czerwca 2027 r., termin ten przypada 18 maja 2027 r.

4.4 Terminy zgłoszeń upływają o godz. 23:59 danego dnia w strefie Europe/Warsaw. Harmonogram FilmFreeway musi odzwierciedlać te terminy. Przedłużenie, potwierdzenie miejsca lub zmiana daty wydarzenia zostaną ogłoszone niezwłocznie; wybrani twórcy, których dotyczą zmiany, otrzymają także bezpośrednie powiadomienie.

4.5 Zgłoszenia po ostatecznym właściwym terminie nie są kwalifikowane. Zmiana daty wydarzenia nie powoduje sama w sobie ponownego otwarcia naboru ani rozszerzenia dopuszczonych lat produkcji.

5 Zgłoszenia i materiały techniczne

5.1 Zgłoszenie musi zawierać kompletny film do oceny, prawidłowe dane o twórcach. Organizator może poprosić o plakat, kadry, zwiastun, biografię twórcy i dokumenty potwierdzające umocowanie lub prawa.

5.2 Film musi pozostać dostępny upoważnionym oceniającym do zakończenia selekcji. Zmianę hasła należy niezwłocznie zgłosić. Niedziałający link, niedostępny plik lub brak hasła mogą uniemożliwić ocenę. W miarę możliwości Organizator wyznaczy rozsądny termin naprawienia problemu technicznego przed wykluczeniem filmu.

5.3 Każdy film musi mieć napisy angielskie, również film z dialogami w języku angielskim. Film polskojęzyczny można zgłosić bez napisów angielskich, ale po zakwalifikowaniu należy je dostarczyć wraz z materiałami do pokazu. W filmie bez dialogów istotne dla zrozumienia treści napisy ekranowe wymagają tłumaczenia angielskiego.

5.4 Wybrani twórcy dostarczają odpowiednią technicznie kopię pokazową i poprawne napisy angielskie w terminie podanym w powiadomieniu o selekcji, co do zasady najpóźniej 14 dni przed potwierdzonym pokazem. Organizator określi wymagania dotyczące pliku, dźwięku i napisów. Niepoprawione w terminie błędne tłumaczenie lub nieprzydatna kopia mogą skutkować usunięciem filmu z programu pokazów.

5.5 Wersja pokazowa musi zasadniczo odpowiadać ocenionemu filmowi. Istotne zmiany wymagają akceptacji i mogą powodować ponowną ocenę. Zgłaszający zachowuje kopie zapasowe; pliki Festiwalu nie zastępują własnego archiwum twórcy.

6 Opłaty, wycofanie i zwroty

6.1 Opłaty, waluty, rabaty i okresy naboru wynikają z informacji widocznych dla danej kategorii na FilmFreeway przed płatnością. O ile opublikowana oferta nie stanowi inaczej, każde zgłoszenie filmu do kategorii podlega odrębnej opłacie. Późniejsze zmiany stawek nie zwiększają wstecznie kwoty już zapłaconej.

6.2 Brak selekcji, brak nagrody, niezadowolenie z oceny artystycznej lub niemożność przyjazdu nie stanowią same w sobie podstawy zwrotu po wykonaniu usługi rozpatrzenia zgłoszenia. Zwrot może jednak wynikać z obowiązujących przepisów, właściwej polityki FilmFreeway lub odrębnego pisemnego uzgodnienia.

6.3 Ustawowe prawa konsumenta, w tym właściwe prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość, pozostają nienaruszone. Jeżeli wymagają tego przepisy, żądanie rozpoczęcia oceny przed upływem terminu odstąpienia oraz przyjęcie do wiadomości skutków pełnego wykonania usługi wymagają odrębnych oświadczeń. Sama akceptacja Regulaminu ich nie zastępuje.

6.4 Zgłaszający może poprosić o wycofanie filmu, kontaktując się z Organizatorem. Organizator wstrzyma dalszą ocenę lub przyszłe pokazy w miarę możliwości organizacyjnych; wycofanie nie powoduje automatycznie zwrotu opłaty ani rozwiązania ważnie udzielonych licencji. Ustawowe prawa odstąpienia i wypowiedzenia pozostają nienaruszone.

6.5 W razie odwołania Festiwalu Organizator poinformuje o rozliczeniu zgłoszeń, opłat i ewentualnych usług już wykonanych zgodnie z prawem oraz politykami platformy. Opcjonalna usługa Submission Protection podlega własnym warunkom FilmFreeway; Regulamin jej nie ogranicza.

7 Selekcja, jury i rozstrzygnięcia

7.1 Organizator powołuje jury złożone ze specjalistów i praktyków kina krótkometrażowego. Jurorzy ujawniają istotne konflikty interesów i nie oceniają filmu, z którym łączy ich bezpośredni interes twórczy, finansowy lub osobisty podważający bezstronność.

7.2 Przy selekcji i nagrodach uwzględnia się opowiadanie historii, realizację artystyczną, oryginalność oraz skuteczność filmu w ramach jego formy i kategorii. Budżet, status zawodowy twórcy i kraj pochodzenia nie przesądzają samodzielnie o wyniku.

7.3 Organizator ustala program i procedurę pracy jury. Oficjalna selekcja nie oznacza automatycznie nagrody. Nominacje, pokazy i zwycięstwa będą prawidłowo oznaczone w komunikatach.

7.4 Rozstrzygnięcia artystyczne i konkursowe, w tym decyzje jury dotyczące zakwalifikowania lub niezakwalifikowania filmu do oficjalnej selekcji oraz przyznania lub nieprzyznania nagród, są ostateczne w ramach festiwalowej procedury oceny i nie przysługuje od nich odwołanie. Nie przewiduje się wewnętrznego trybu odwoławczego ani ponownej oceny artystycznej tych rozstrzygnięć. Festiwal nie ma obowiązku udostępniania indywidualnych notatek ani punktacji jurorów.

Nie wyłącza to reklamacji dotyczącej naruszenia procedury, praw lub wykonania usługi ani ustawowych środków ochrony.

7.5 Film może zostać wykluczony, a selekcja lub nagroda cofnięta w razie ujawnienia istotnych nieprawdziwych informacji, oszustwa albo potwierdzonego naruszenia kwalifikacji lub praw osób trzecich. Przed ostateczną niekorzystną decyzją Organizator co do zasady wskaże przyczynę i umożliwi odpowiedź. Natychmiastowe wstrzymanie może być konieczne, aby uniknąć nielegalnego pokazu.

8 Nagrody, obecność i odbiór

8.1 Każdy zwycięski film w każdej kategorii konkursowej otrzyma oficjalną statuetkę Festiwalu i nagrody rzeczowe. Konkretne nagrody rzeczowe zostaną ogłoszone po potwierdzeniu. Dodatkowe nagrody pieniężne zależą od pozyskanego sponsoringu i nie są gwarantowane.

8.2 Statuetkę i fizyczne nagrody rzeczowe dla zwycięskiego filmu odbiera osobiście podczas wskazanej ceremonii wręczenia jedna osoba, która w dniu odbioru ma ukończone 18 lat. Musi to być osoba posiadająca prawa do filmu i uprawniona do odbioru nagrody albo osoba działająca na podstawie pisemnego pełnomocnictwa udzielonego przez taką osobę do odbioru nagród. Organizator może przed przekazaniem nagród zweryfikować wiek, tożsamość i uprawnienie odbierającego oraz poprosić o odpowiednie pełnomocnictwo.

8.3 Jeżeli przedstawiciel nie przyjedzie, film zachowuje tytuł zwycięzcy. Na adres e-mail ze zgłoszenia zostaną przekazane certyfikat elektroniczny i oficjalne laury oraz ewentualne dodatkowe nagrody objęte danym wyróżnieniem, które można dostarczyć elektronicznie, zgodnie z ogłoszonymi warunkami. Fizyczne statuetki i nagrody nie są wysyłane ani zamieniane na pieniądze lub świadczenia zastępcze.

8.4 Przy nagrodzie ex aequo każdy film oficjalnie uznany za zwycięski podlega tym samym zasadom nagród i obecności. Podróż, wiza, nocleg i inne koszty uczestnictwa obciążają przedstawiciela zgłoszonego filmu, chyba że zaoferowano odrębne pisemne ustalenia.

8.5 Ewentualne nagrody pieniężne podlegają obowiązującym wymogom podatkowym i prawnie wymaganym potrąceniom. Odbiorca może zostać poproszony o dane niezbędne do ustalenia beneficjenta i legalnego przekazania nagrody. Potwierdzonych i publicznie ogłoszonych zobowiązań dotyczących nagród nie zmniejsza się wstecznie wyłącznie dlatego, że sponsor zmienił ustalenia.

8.6 Laury selekcji, nominacji i nagrody wolno wykorzystywać wyłącznie w odniesieniu do rzeczywiście przyznanego statusu i edycji. Nie mogą sugerować innej nagrody, rekomendacji ani nieistniejącej afiliacji.

8.7 Dwie główne nagrody Festiwalu to Nagroda Jury dla Najlepszego Filmu Festiwalu oraz Nagroda Publiczności dla Najlepszego Filmu Festiwalu. Niezależnie od tych nagród głównych w każdej kategorii konkursowej wymienionej w punkcie 3.1 przyznaje się nagrodę dla najlepszego filmu w danej kategorii. Zwycięski film w każdej takiej kategorii otrzymuje statuetkę i nagrody rzeczowe określone w punkcie 8.1.

8.8 Festiwal przyznaje również nagrody za najlepszą reżyserię, najlepsze zdjęcia, najlepszy scenariusz, najlepszą rolę pierwszoplanową oraz najlepszy montaż. Nagrody te wyróżniają osiągnięcia w filmach biorących udział w konkursie we wszystkich kategoriach i są przyznawane bez podziału na kategorie.

8.9 Każdy film zakwalifikowany do oficjalnej selekcji otrzymuje oficjalne laury Warsaw Short Film Festival oznaczające udział w Oficjalnej Selekcji, z prawem do wykorzystania ich w dalszej promocji filmu jako oznaczenia tego statusu, z zachowaniem zasad punktu 8.6.

9 Oświadczenia dotyczące praw

9.1 Zgłaszający oświadcza, że może zgłosić film i udzielić poniższych zezwoleń, również w odniesieniu do muzyki, scenariusza, wykorzystanych materiałów, wykonań, wizerunków, grafiki i napisów, w zakresie niezbędnym do określonych zastosowań festiwalowych.

9.2 Muszą być uzyskane wszystkie niezbędne zgody osób trzecich. Film nie może naruszać praw autorskich, praw pokrewnych, prywatności, prawa do wizerunku ani innych chronionych interesów. Ograniczenia lub dodatkowe zgody konieczne do legalnego pokazu albo promocji należy ujawnić przed zgłoszeniem.

9.3 Organizator może żądać dokumentów potwierdzających umocowanie lub prawa i wstrzymać wykorzystanie podczas badania wiarygodnego roszczenia. Zgłaszający niezwłocznie informuje o zmianie wpływającej na dostępność udzielonych praw.

9.4 Zgłaszający odpowiada w zakresie przewidzianym prawem za szkody i uzasadnione, udokumentowane koszty spowodowane nieprawdziwymi oświadczeniami lub naruszeniem tych obowiązków. Nie przenosi to na niego odpowiedzialności za własne bezprawne działania Organizatora ani nie pozwala jednostronnie rozstrzygać spornych roszczeń. Ustawowe wynagrodzenia rozliczane przez organizacje zbiorowego zarządzania podlegają obowiązującym przepisom.

10 Niewyłączna i nieodpłatna licencja festiwalowa

10.1 Zgłaszając film, uprawniony właściciel praw udziela Organizatorowi niewyłącznej i nieodpłatnej licencji na cele i sposoby wykorzystania wyraźnie wskazane w niniejszym punkcie. Prawa pozostają przy uprawnionym, który może nadal udzielać licencji i prowadzić dystrybucję. Za dozwolone wykorzystanie festiwalowe nie przysługuje umowne wynagrodzenie za pokaz ani licencję promocyjną.

10.2 Licencja obejmuje cyfrowe utrwalanie i zwielokrotnianie filmu oraz dostarczonych materiałów wyłącznie w zakresie koniecznym do bezpiecznej obsługi zgłoszenia, oceny jury, przygotowania technicznego, kopii zapasowych, dozwolonych pokazów i poniższej promocji. Dostęp do pełnej kopii do oceny jest ograniczony do upoważnionych oceniających i usługodawców technicznych.

10.3 Dla filmów wybranych licencja obejmuje publiczne pokazy kinowe całego filmu podczas warszawskiej edycji, do której został zgłoszony, w oficjalnym programie i podczas gali. Dotyczy pokazów w Warszawie w ogłoszonym okresie wydarzenia, również rozsądnie przełożonej edycji zakomunikowanej zgodnie z Regulaminem. Nie obejmuje późniejszych niezwiązanych tras pokazowych, emisji telewizyjnej ani publicznego dostępu internetowego do całego filmu.

10.4 W celu promocji Festiwalu, programu, nominowanych filmów i zwycięzców można wykorzystywać tytuł, nazwiska wskazanych twórców, opis, plakat, kadry, dostarczony zwiastun i wybrane fragmenty filmu.

Licencja obejmuje zwielokrotnianie w drukowanych i cyfrowych materiałach festiwalowych, publiczne wyświetlanie i odtwarzanie tych materiałów oraz udostępnianie na stronie Festiwalu, w mediach społecznościowych, festiwalowych kanałach wideo i relacjach prasowych lub medialnych w miejscu i czasie wybranym przez odbiorcę.

10.5 Bez odrębnego uzgodnienia fragmenty użyte w pojedynczym materiale promocyjnym nie przekroczą krótszego z limitów: 60 sekund lub 10% całkowitego czasu filmu. Zwiastun wyraźnie dostarczony do promocji można wykorzystać w przekazanej długości. Licencja promocyjna nie upoważnia do publicznego udostępnienia całego filmu.

10.6 Promocja jest dopuszczona na całym świecie ze względu na transgraniczny charakter internetu i komunikacji medialnej. Musi pozostawać związana z Festiwalem; może obejmować kolejne edycje z odwołaniem do rzeczywistego udziału lub nagrody filmu. Nie obejmuje niezwiązanej reklamy produktów ani sugerowania osobistej rekomendacji twórcy.

10.7 Zezwolenie promocyjne obowiązuje od zgłoszenia do upływu pięciu lat od potwierdzonego zakończenia właściwej edycji. Jeżeli na podstawie art. 68 ust. 2 ustawy o prawie autorskim licencja udzielona na ponad pięć lat staje się po piątym roku bezterminowa, strony ustalają możliwość jej wypowiedzenia z trzymiesięcznym terminem w formie dokumentowej. W każdym przypadku Organizator zakończy aktywne wykorzystanie promocyjne najpóźniej po pięciu latach od tej edycji, chyba że zawarto nową umowę.

Bezwzględnie obowiązujące wcześniejsze prawa rozwiązania pozostają nienaruszone.

10.8 Organizator może upoważnić kina, dostawców technicznych, projektantów, podmioty PR i partnerów medialnych wyłącznie do czynności koniecznych dla objętych licencją pokazów lub promocji. Podmioty te nie uzyskują szerszych praw eksploatacji, a Organizator odpowiada za udzielone upoważnienia. Przekazywanie pełnego filmu potencjalnemu dystrybutorowi reguluje odrębnie punkt 11.

10.9 Organizator może zmieniać rozmiar kadrów, formatować materiały, tworzyć dozwolone fragmenty, dodawać prawidłowe oznaczenia autorów, identyfikację Festiwalu i tłumaczenia napisów oraz dokonywać konwersji technicznych potrzebnych do dozwolonego wykorzystania. Musi szanować autorstwo i integralność filmu. Zmiana fabuły, dialogów lub ostatecznego montażu wymaga odrębnej zgody. Oznaczenia praw zachowuje się w miarę możliwości.

10.10 Po wygaśnięciu zezwoleń promocyjnych Organizator zaprzestanie nowych publikacji i w rozsądnym terminie usunie materiały pozostające pod jego kontrolą. Prywatna kopia może być zachowana tylko w niezbędnym zakresie prawnym, dowodowym lub zgodności, bez publicznej eksploatacji. Nie wycofuje się wstecznie legalnie rozpowszechnionych druków i publikacji osób trzecich; Organizator nie udziela zezwoleń na nowe wykorzystanie po końcu licencji.

10.11 Nieodpłatność dotyczy wynagrodzenia umownego dla udzielającego praw. Nie oznacza zrzeczenia się ustawowych wynagrodzeń niezbywalnych, autorskich praw osobistych ani innych uprawnień, których nie można skutecznie wyłączyć.

11 Pakiety festiwalowe i planowana dystrybucja

11.1 W przypadku formalnej nominacji lub nagrody właściciel praw dodatkowo udziela Organizatorowi niewyłącznego i nieodpłatnego zezwolenia na uwzględnienie filmu w tematycznych pakietach festiwalowych prezentowanych potencjalnym dystrybutorom, nadawcom telewizyjnym, platformom internetowym i innym zainteresowanym licencjobiorcom.

11.2 Zezwolenie obejmuje potrzebne kopie cyfrowe i przygotowanie techniczne pakietu, uwzględnienie informacji promocyjnych w katalogu lub ofercie oraz kontrolowane przekazanie albo prywatny streaming całego filmu wyłącznie w celu profesjonalnej oceny i rozmów licencyjnych. Nie upoważnia odbiorców do publicznego pokazu, emisji, publicznego udostępnienia w internecie ani komercyjnej eksploatacji.

11.3 Zezwolenie na przygotowanie pakietów i ocenę obowiązuje przez pięć lat od nominacji lub nagrody. Organizator identyfikuje odbiorców i ogranicza dostęp do oceny. Pełny film przekazuje się przez bezpieczny link lub dostarczenie z pisemnymi warunkami ograniczającymi cel do oceny, zakazującymi dalszego przekazywania i wymagającymi usunięcia kopii lub zamknięcia dostępu, gdy przestaje być potrzebny, co do zasady w ciągu 90 dni, chyba że uprawniony uzgodni inaczej.

11.4 Przyjmując Regulamin, Zgłaszający zgadza się na proponowanie nominowanego lub nagrodzonego filmu do dalszej dystrybucji i na zwrócenie się do właściciela praw w celu uzgodnienia niezbędnej licencji. Regulamin nie daje Organizatorowi umocowania do zawarcia w imieniu uprawnionego umowy publicznej eksploatacji ani wymuszenia przyjęcia nieznanych warunków.

11.5 Przed emisją, publicznym pokazem lub udostępnieniem całego filmu przez osobę trzecią odrębna umowa z uprawnionym musi określić licencjobiorcę, pola eksploatacji, terytorium, czas, ewentualne limity pokazów lub emisji, wyłączność, wynagrodzenie albo wyraźnie uzgodnioną nieodpłatność, dalsze licencje oraz wymagania raportowania lub techniczne. Organizator może pośredniczyć wyłącznie na podstawie odrębnie ustalonego umocowania.

11.6 Nominacja lub nagroda nie gwarantują dystrybucji, emisji telewizyjnej, obecności na platformie, płatnej licencji, kontaktów branżowych ani wyników komercyjnych. Regulamin nie ustanawia prowizji dystrybucyjnej; taka opłata wymaga odrębnego wyraźnego uzgodnienia.

12 Promocja i wsparcie branżowe

12.1 Organizator zamierza wspierać nagrodzone filmy poprzez komunikację Festiwalu, współpracę z lokalnymi mediami i pomoc w poszukiwaniu potencjalnych dystrybutorów oraz kontaktów branżowych. Dostępność i zakres działań zależą od rzeczywistych możliwości i współpracy partnerów.

12.2 Organizator nie gwarantuje publikacji medialnych, obecności konkretnych przedstawicieli branży, umowy dystrybucyjnej ani późniejszego zatrudnienia. Pakiety i wynikająca z nich eksploatacja przez osoby trzecie podlegają punktowi 11.

13 Zmiany programu, odwołanie i siła wyższa

13.1 Organizator może dokonać racjonalnie potrzebnych zmian daty, miejsca, kolejności pokazów lub programu z przyczyn technicznych, bezpieczeństwa, dostępności sali albo innych istotnych powodów organizacyjnych. Uczestnicy zostaną niezwłocznie poinformowani o istotnych zmianach. Organizator nie zastąpi uzgodnionych pokazów kinowych publicznymi pokazami internetowymi bez odrębnej zgody uprawnionego.

13.2 Okoliczności poza rozsądną kontrolą, w szczególności ograniczenia prawne, poważne zdarzenie nadzwyczajne lub niedostępność niezbędnego miejsca, mogą wymagać przełożenia albo odwołania wydarzenia. Organizator podejmuje rozsądne działania ograniczające skutki i informuje o zasadach dotyczących zgłoszeń oraz nagród.

13.3 Zmiana lub odwołanie nie uchylają automatycznie ustawowych praw do zwrotu ani odpowiedzialności za niezwiązane naruszenia. Rozliczenie opłat i niewykonanych usług następuje zgodnie z punktem 6 oraz obowiązującym prawem.

14 Odpowiedzialność i reklamacje

14.1 Organizator zachowuje należytą staranność przy ocenie, obsłudze plików i realizacji ogłoszonych świadczeń festiwalowych. Nie gwarantuje ciągłej dostępności niezależnych platform ani zapobieżenia każdemu bezprawnemu działaniu osób trzecich. Zachowuje odpowiedzialność w zakresie wymaganym prawem.

14.2 Uczestnik powinien niezwłocznie zgłosić niedostępność filmu, wątpliwość dotyczącą praw lub reklamację usługi, podając tytuł, numer zgłoszenia, okoliczności i oczekiwany sposób załatwienia. Reklamacje można wysyłać na adres kontaktowy Organizatora; wiadomość FilmFreeway może również służyć nawiązaniu kontaktu.

14.3 Organizator odpowiada bez zbędnej zwłoki i w granicach obowiązujących terminów ustawowych. Wewnętrzny termin reklamacyjny nie wyłącza roszczenia prawnego ani ustawowych praw konsumenta. Sama różnica w ocenie artystycznej nie wymaga ponownej oceny przez jury.

14.4 Nie wyłącza się odpowiedzialności, której nie można skutecznie wyłączyć, w tym za umyślne wyrządzenie szkody. Samo zakwalifikowanie filmu nie zobowiązuje Festiwalu do pokrycia podróży, wizy ani noclegu uczestnika.

15 Dane osobowe i dokumentacja wydarzenia

15.1 Dane osobowe są wykorzystywane do obsługi zgłoszeń, kontaktu, selekcji, pokazów, przekazania nagród, wymaganych rozliczeń i ustalenia lub obrony roszczeń. Imiona i nazwiska, tytuły, oznaczenia autorów i statusy nagród mogą być publikowane w programie oraz wynikach zgodnie z właściwą podstawą prawną i informacją o prywatności.

15.2 Przed przyjmowaniem zgłoszeń Organizator udostępni odrębną informację o przetwarzaniu danych wskazującą rzeczywistego administratora i dane kontaktowe, cele i podstawy prawne, odbiorców, ewentualne transfery zagraniczne, okresy przechowywania i prawa osób. Regulamin nie zastępuje tej informacji.

15.3 Obsługi Festiwalu i licencji autorskich nie można przedstawiać jako zbiorczej zgody na niezwiązany marketing bezpośredni. FilmFreeway i inne niezależne usługi udostępniają własne informacje o prywatności. Żądania dotyczące danych kontrolowanych przez Festiwal należy kierować do administratora określonego w jego informacji o prywatności; właściwe prawa obejmują skargę do odpowiedniego organu nadzorczego.

15.4 Organizator może fotografować i filmować pokazy, galę i wydarzenia towarzyszące w celu dokumentowania wydarzenia oraz promocji Festiwalu, jego programu i kolejnych edycji. Uczestnicy zostaną poinformowani o rejestracji. Zgoda Zgłaszającego na wykorzystanie jego wizerunku utrwalonego podczas gali jest udzielana na zasadach punktu 15.6. W pozostałych przypadkach wymagane zezwolenie należy uzyskać od osoby przedstawionej przed publikacją.

15.5 Pełnoletni uczestnik udzielający zgody zezwala Organizatorowi nieodpłatnie na utrwalanie i rozpowszechnianie swojego wizerunku na zdjęciach i w nagraniach audiowizualnych wykonanych podczas wydarzenia, w tym odbioru nagród, oraz nagranego głosu i wypowiedzi, jeżeli zostały wyraźnie objęte zgodą.

Zezwolenie obejmuje relacje i promocję związaną z Festiwalem w materiałach drukowanych, na stronie Festiwalu, jego profilach społecznościowych i kanałach wideo oraz za pośrednictwem partnerów medialnych, na całym świecie do upływu pięciu lat od zakończenia danej edycji, chyba że zgoda zostanie wcześniej wycofana. Dopuszcza niezbędne kadrowanie, montaż, napisy i obróbkę techniczną bez zniekształcania wypowiedzi lub naruszania godności osoby.

Nie obejmuje niezwiązanej reklamy ani sugerowania rekomendacji produktów sponsora.

15.6 Zgłoszenie filmu i akceptacja Regulaminu są równoznaczne z wyrażeniem przez pełnoletniego Zgłaszającego zgody na nieodpłatne utrwalanie i rozpowszechnianie przez Organizatora jego własnego wizerunku na zdjęciach i w nagraniach audiowizualnych wykonanych podczas gali, pod warunkiem zarówno zakwalifikowania filmu do oficjalnej selekcji, jak i osobistej obecności Zgłaszającego na gali.

Zgoda obejmuje wyłącznie cele, kanały i okres określone w punkcie 15.5; informację o przetwarzaniu danych należy udostępnić przed zgłoszeniem. Regulamin nie wymaga dla tej zgody odrębnego pola wyboru ani podpisanego oświadczenia. Zgłaszający nie udziela w ten sposób zgody za innych twórców, przedstawiciela odbierającego nagrodę ani pozostałych uczestników; wymagane zezwolenia tych osób należy uzyskać odrębnie.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z Organizatorem tym samym lub równie łatwo dostępnym kanałem; nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem. Odmowa innej osoby lub wycofanie zgody nie wpływają na zgłoszenie, selekcję, nagrodę ani prawo jej odbioru. Organizator zakończy dalsze wykorzystanie oparte na tej zgodzie i bez zbędnej zwłoki usunie kontrolowane publikacje internetowe, z uwzględnieniem odrębnych zgodnych z prawem podstaw i właściwych uprawnień.

Rozpowszechnionych już drukowanych egzemplarzy nie wycofuje się wstecznie.

15.7 Jeżeli osoba stanowi jedynie szczegół większej całości będącej imprezą publiczną, publikacja wizerunku może mieścić się w ustawowym wyjątku od obowiązku uzyskania zezwolenia. Dane osób możliwych do zidentyfikowania nadal wymagają właściwej podstawy prawnej przetwarzania i stosowania informacji o prywatności. Postanowienia te nie rozszerzają praw do eksploatacji filmów określonych w punktach 10 i 11.

16 Prawo właściwe i zmiany Regulaminu

16.1 Regulamin podlega prawu polskiemu, bez pozbawienia konsumenta ochrony wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa znajdującego zastosowanie. Spory rozpatrują sądy właściwe na podstawie przepisów; nie narzuca się konsumentowi wyłącznej właściwości sądu warszawskiego.

16.2 Wersje polska i angielska powinny być interpretowane zgodnie. W razie niedającej się usunąć różnicy tłumaczenia tekstem odniesienia jest wersja polska, z zachowaniem obowiązkowej ochrony konsumenta i warunków skutecznie przekazanych konkretnemu Zgłaszającemu.

16.3 Regulamin może ulec zmianie z niezbędnych przyczyn prawnych lub organizacyjnych albo w celu poprawienia błędów. Organizator opublikuje zaktualizowaną wersję, jej datę oraz datę wejścia w życie na stronie Festiwalu lub w profilu FilmFreeway. O istotnych zmianach bezpośrednio powiadomi także uczestników, których dotyczą.

Zmiany nie mogą wstecznie rozszerzać licencji, podnosić zapłaconej opłaty, odbierać potwierdzonej nagrody ani prawa ustawowego bez podstawy prawnej i, jeżeli jest wymagana, wyraźnej zgody uczestnika.

16.4 Nieskuteczność postanowienia nie pozbawia mocy pozostałych w zakresie dopuszczonym prawem. Żaden zapis nie upoważnia do korzystania z filmu poza rzeczywiście udzielonymi prawami.